L’organisation de votre événement vous donne du fil à retordre ? Qu’il soit professionnel, grand public ou privé, chaque événement nécessite une préparation minutieuse et une gestion aux petits oignons. Pour garantir le succès de votre manifestation, la planification fait 90% du job. Il est donc crucial d’anticiper chaque étape, sans oublier les plus importantes. Et pour cela, rien de tel qu’une checklist d’organisation d’événement claire pour éviter les oublis (et quelques cheveux blancs). Ici je vous délivre 10 points essentiels à ne surtout pas zapper dans la planification de votre événement.
Déterminez l’objectif de votre événement
C’est vraiment l’étape n°1 avant de vous lancer tête baissée dans l’opérationnel.
Demandez-vous : « Quel est le but réel de cet événement ? ».
Attention de bien faire la différence entre l’objectif et la raison de votre événement.
Par exemple : « inaugurer nos nouveaux bâtiments » n’est pas un objectif, c’est la raison de pourquoi est-ce que vous faites cet événement. L’objectif, lui, est plus profond : « partager un moment de convivialité et favoriser les échanges », « faire découvrir notre nouvel espace dédié à la conception 100% sur mesure à nos meilleurs clients ».
C’est pareil pour les événements privés : « le but est-il de réunir tous les amis de votre fille et d’organiser une journée 100% pour elle, ou l’objectif est de réunir vos proches à vous tout en soufflant ses bougies ? »
Demandez-vous VRAIMENT pourquoi est-ce important d’organiser cet événement ? Sans cette étape, vous allez droit dans le mur à coup sûr, c’est le meilleur moyen de faire fausse route une fois absorbé par les préparatifs.
Cette étape est primordiale car chaque choix qui va suivre doit servir votre objectif !
Réflexion sur l’organisation : on brainstorme toutes ses idées (thème, fil rouge, vision, format, programmation etc.)
C’est l’étape où on s’assoit derrière une table et on pose toutes ses envies :
- vision de l’événement ?
- format souhaité ?
- événement en extérieur ou en intérieur ?
- quelles animations ?
- …
Rappel : ici tous vos choix doivent servir votre objectif !
Une fois que l’on a une vision claire, on choisit une date cohérente.
💡Mais c’est quoi, une date cohérente ?
Mon conseil : regardez ce qui se passe autour ! Vacances, jours fériés, week-ends prolongés, événements similaires, grands rendez-vous (match de Coupe du monde, par exemple)… sans oublier la disponibilité de vos intervenants, animateurs ou artistes si elle est cruciale.
👉 Une bonne date, c’est une date qui vous convient… mais surtout qui convient à votre public, et qui le fera venir !
Construisez un budget événementiel et faites une répartition intelligente
Définir un budget est une étape qui doit intervenir assez tôt dans le processus. C’est important d’avoir une idée dès le départ de la somme que vous souhaitez consacrer et d’être réaliste entre vos envies et l’enveloppe budgétaire allouée. Ensuite, il s’agit de le répartir intelligemment en fonction de votre nombre d’invités et des prestations souhaitées.
Le choix des prestataires : traiteur, photographe, animations…
Le tout premier dans sa catégorie c’est : le lieu de réception ! C’est ce qui se réserve le plus longtemps à l’avance et qui va déterminer la suite.
Puis viennent ensuite l’ensemble des prestataires dont vous avez besoin : le traiteur, la sonorisation, la décoration, les animations etc… à vous de voir de quelles prestations vous avez besoin.
A cette étape vous allez solliciter des devis de plusieurs prestataires pour comparer, étudier et faire des choix éclairés.
La communication dans le cadre de votre événement / la gestion des invitations
En fonction de la typologie de votre événement : professionnel, grand public ou privé, la communication n’est pas la même mais elle reste une étape à réaliser quelle que soit la nature de votre événement.
- Evénement privé : envoi des Save the date / Faire part / Invitations
- Evénement professionnel ou grand public : communication dédiée, plateforme de vente de billets, formulaire d’inscription…
La logistique et les aspects techniques
Etape très importante, qui bien souvent est la plus complexe lorsque l’on organise pas des événements tous les 4 matins. Prenez le temps d’étudier tous les détails pratiques et techniques.
💡Astuce : pour cela faites-vous le film de l’événement heure par heure, étape par étape, et demandez-vous à chaque fois de quoi vous allez avoir besoin : prises électriques à disposition, accès simplifié pour un poids lourd, matériel technique etc.
- L’accessibilité : pensez à vos prestataires : parking, marches pour acheminer le matériel, horaires d’accès
- Le matériel dont vous avez besoin, la signalétique
Rédaction du déroulé précis
A ce stade, vous avez normalement une vision globale de toutes les étapes de votre événement, la logistique est anticipé, c’est le moment de rédiger votre conducteur (déroulé précis) de l’événement.
Important : un bon conducteur est TRES détaillé et reste votre bible pour le Jour-J. Une copie simplifiée peut être envoyée aux prestataires.
Important bis : le conducteur démarre le jour du montage (souvent la veille) jusqu’au démontage (souvent le lendemain) de votre événement.
Il indique les tâches à réaliser, les intervenants, de quoi on a besoin, les horaires, la durée et les marges de sécurité pour ne pas tout décaler en cas d’imprévus.
Anticiper les imprévus justement
Non ce n’est pas une légende, sur un événement il y a toujours des imprévus !
Il faut faire avec, ça fait partie du jeu. En revanche, c’est une mauvaise stratégie de vous dire “on verra bien, toute façon on ne peut pas tout anticiper à l’avance”. Et bien si, vous pouvez anticiper les situations qui risquent de déraper et prévoir des plans B en fonction.
Par exemple, la base : si votre événement est prévu en extérieur, un plan B en intérieur est OBLIGATOIRE, et attention il faut un plan B capable d’accueillir tous les participants dans de bonnes conditions.
Autre exemple (que j’ai déjà vécu) : un intervenant doit faire une présentation de 35 minutes, mais l’écran ne s’allume pas, que faire ? Dans mon cas, nous avions prévu un écran de secours donc nous avons effectué le changement à 5 minutes de la prise de parole, à l’abri des regards en prenant soin de restreindre l’accès à la salle en avance comme prévu pour éviter de réaliser la manutention devant le public… Résultat : 10 minutes de retard mais une présentation sauvée, un public qui n’a rien vu, et un timing rattrapé grâce aux marges de sécurité du planning.
Essayez de parer au plus d’éventualités possibles pour ne pas vous laisser surprendre le Jour-J et céder à la panique.
La répartition des rôles
Faites une feuille de route de la répartition des rôles de chacun le Jour-J et organisez un briefing des équipes. Il doit être prévu au planning pour ne pas vous retrouver à 5 min de l’ouverture de l’événement avec des prestataires qui viennent vous solliciter à droite et à gauche pour savoir ce qu’ils doivent faire, où se garer, ou décharger etc.
Coordination et gestion sur place le Jour-J
Le grand jour est arrivé et maintenant vous avez toutes les cartes en main pour jouer !
Votre checklist des 10 points clés à cocher pour une organisation sans accrocs :
Vous savez maintenant comment anticiper les grandes étapes d’organisation de votre événement pour enfin y voir plus clair ! La prochaine fois que vous ouvrirez votre agenda vous saurez par où commencer et quoi privilégier pour planifier votre événement. Courage, les prochaines semaines seront chargées mais gardez votre cap et tentez de ne pas vous éparpiller. Et si vous organisez un événement dans l’Ain, que cette checklist vous a donné mal à la tête, et que vous souhaitez déléguer toutes ces tâches et pouvoir profiter du Jour-J sans vous soucier du reste, vous savez où me trouver, l’onglet Contact est juste là !
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